Como organizar um evento para a sua escola

Confira os pontos indispensáveis para organizar um evento para a sua escola.

Em um mundo em que a comunicação digital vem ganhando cada vez mais força, é preciso lembrar que ações offline também são valiosas para a sua marca. Poder estar frente a frente com o seu público permite uma interação rica com alto nível de engajamento, e eventos são uma ótima forma de fazer isso acontecer.

Esse tipo de ação permite que você firme a sua escola como autoridade em determinados assuntos, crie experiências altamente impactantes para seu público e ainda agregue valor a sua marca mesmo após o evento acontecer.

A ideia de organizar tudo isso pode parecer complexa, mas na verdade é possível criar uma experiência bastante interessante sem ter que fazer nada de mirabolante. Nesse texto vamos passar pelos pontos mais importantes para você conseguir puxar essa iniciativa na sua escola assim que possível.

1. Defina seus objetivos

Antes de mais nada, você precisa ter claramente definido o motivo de organizar um evento. Você quer melhorar o relacionamento com o público? Compartilhar uma novidade da sua escola? Fortalecer sua marca no mercado? Ganhar dinheiro vendendo ingressos?

Existem vários motivos diferentes, mas saber o seu vai te ajudar a organizar o evento da sua escola da maneira mais eficiente possível. Isso é importante pra entender principalmente quanto de esforço você ou a sua equipe podem dedicar ao projeto em comparação com outras atividades da escola.

Também é necessário saber os objetivos para analisar se o projeto foi ou não um sucesso. Se o seu objetivo é aumentar o relacionamento da sua marca com o mercado, é mais importante que você tenha lotado as vagas disponíveis do que ter gerado alguma receita.

Lembre-se que mesmo eventos oferecidos gratuitamente devem ser muito bem organizados, ou você corre o risco de queimar sua imagem. Se a escola tem pouco ou nenhum orçamento para a organização, foque em organizar algo simples e barato, mas que entregue o valor prometido ao público.

2. Escolha o público-alvo

Quem é que vai participar? São alunos? Ex-alunos? Possíveis alunos? Professores? Parceiros? Cada público tem características e necessidades diferentes, então essa é uma informação chave para várias questões na organização.

Se você está organizando um evento para alunos, por exemplo, a data e hora não podem conflitar com horários de aulas. Aqui você também vai entender qual a linguagem e o conteúdo mais adequados. Se você quer atrair novos alunos, você precisa se posicionar como uma referência no assunto abordado mas sem usar uma linguagem extremamente técnica, de forma que ainda seja compreendido por quem não se aprofundou tanto no assunto.

3. Monte a equipe organizadora

Saiba disso: mesmo eventos simples demandam trabalho. Organizadores estão sempre sujeitos a passar por imprevistos, e mesmo se você antecipar vários cenários no período pré-evento, existem inúmeros detalhes que podem aparecer só de última hora.

Se você pode contar com mais pessoas para ajudar na organização, defina antecipadamente as responsabilidades de cada um. Saiba o que cada pessoa precisa fazer para garantir que o projeto seja um sucesso e depois acompanhe a evolução de cada indivíduo.

Fazendo isso você consegue deixar as pessoas focadas em problemas menores e sabe com quem precisa falar para resolver cada tipo de problema. Lembre-se de que eventos podem ser estressantes, então manter a equipe engajada e motivada é essencial.

4. Selecione o formato e conteúdo abordado

Eventos podem ter vários formatos. Painéis de discussão, rodas de conversa, palestras e por aí vai. Saber qual o seu público, seus recursos disponíveis e seus objetivos vai te ajudar a achar a melhor opção para a sua escola.

Por exemplo: se você quer fazer algo que chame a atenção de alunos para um novo curso oferecido pela sua escola, um formato legal pode ser uma roda de conversa. Convide alguns professores do curso e profissionais do mercado para debaterem sobre o tema com a possibilidade de o público participar com perguntas ao vivo.

Esse tipo de formato funciona bem principalmente para públicos menores, em média 50 pessoas, e você pode fazer tudo utilizando a estrutura da própria escola, economizando na organização e entregando uma experiência muito interativa.

5. Planeje a comunicação

Até aqui você fez o trabalho dentro de casa, agora é hora de chamar as pessoas pra participar. Uma boa divulgação é essencial pro sucesso de qualquer evento, e só assim você consegue atingir os objetivos definidos inicialmente.

Mesmo quando gratuitos eles precisam ser bem divulgados para atrair o público. Use as ferramentas que mais fizerem sentido para seu público-alvo: listas de e-mails, grupos de WhatsApp, posts em mídias sociais, anúncios em rádio, propagandas na TV e até banners e outras comunicações offline.

Independentemente do canal de comunicação escolhido, garanta que o valor está sendo passado e que o público saiba o que precisa fazer para participar. O evento precisa de inscrição prévia? Disponibilize um formulário de cadastro. Vai ser aberto ao público? Deixe isso muito claro. Qual é a data, o local e o horário programados? Qual é o horário estimado de encerramento?

A comunicação é parte chave de um bom evento, então se planeje para iniciar essa etapa com o máximo de antecedência possível e garanta que o público tenha tempo de se planejar para estar presente.

Investir esforço em uma boa comunicação também ajuda a agregar valor ao projeto no geral. Não esqueça que eventos também podem ser marcas vinculadas à marca da sua escola, e esse relacionamento pode potencializar os resultados dos dois lados.

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Como já falamos, esse é um resumo dos principais pontos da organização de um evento, mas muitas coisas vão aparecer só durante a execução do projeto. Se essa estratégia faz sentido para a sua escola e você ainda não tem tanta experiência no assunto, comece pelo básico. Cada evento é um aprendizado, e você vai ver que vai ficar cada vez mais fácil organizar um evento melhor, tanto para o público quanto para a sua organização.

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